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Cómo escribir cartas formales: las despedidas
Escribir correos y cartas formales en inglés es una habilidad muy necesaria debido al panorama laboral actual. Si nunca has escrito uno, puede que te interese leer alguna guía o lista de consejos para hacerlo bien.
Aunque lo más importante de una carta es el cuerpo, hay pequeños detalles que pueden pasar desapercibidos y hacernos perder puntos innecesariamente. Esto ocurre, por ejemplo, con las despedidas. Echa un vistazo a estos consejos para asegurarte de que estás terminando tus correos y cartas de forma adecuada.
Frases de cierre: elige bien
La mejor forma de escribir una despedida es usar una de las frases de cierre estándar. Queda profesional y no requiere más esfuerzo que buscar una lista y elegir la más conveniente. Tu elección dependerá del registro que quieras utilizar, de lo adecuada que sea al contexto y de si conoces o no el nombre de tu receptor. Aquí tienes unos cuantos ejemplos:
- Yours faithfully: se utiliza cuando no se conoce el nombre del receptor y se ha utilizado «Dear Sir or Madam» o algún otro saludo impersonal al principio de la carta.
- Yours sincerely: se utiliza cuando sí se conoce el nombre y se ha utilizado en el saludo. Es fácil de recordar porque «sincerely» se escribe con «n», como «name» o «nombre». También se usa «Sincerely».
- Kind regards: algo menos formal, pero dentro de los límites de una comunicación profesional.
- Thank you for your time: con este cierre puedes dar las gracias al receptor por el tiempo que te ha dedicado. Muy útil si has enviado un correo largo.
Puedes encontrar muchas más opciones si buscas por internet. Encuentra la que se ajuste a lo que quieres transmitir.
Presta atención al formato
Tanto los correos como las cartas formales tienen una puntuación y un formato determinado que conviene respetar. A la hora de escribir la despedida de una carta, se utiliza una frase de cierre en una línea aparte y con la primera letra en mayúscula. Después de la frase, se añade una coma. Si se trata de una carta física, deja cuatro líneas en blanco después de la frase, y después añade tu nombre completo junto con cualquier otra información relevante (título, detalles de contacto…), para que al imprimirla haya espacio para añadir la firma. Si se trata de un correo, basta con una línea entre la frase de cierre y el nombre.
Aquí tienes un ejemplo:
I will let you know as soon as I receive the information. (fin del cuerpo de la carta)
Sincerely,
(firma física en caso de carta)
John Smith
Sales Manager, XYZ Industries
(Se pueden añadir otros detalles de contacto a continuación).
Utiliza el registro adecuado
Hay clientes y empresas que tienden a comunicarse de forma más coloquial incluso en el ámbito profesional. Si ves que te escriben de forma amistosa, puedes contestar rebajando un poco la formalidad y optando por un registro más cercano. También puede ocurrir poco a poco en comunicaciones sucesivas con un mismo cliente.
Si no sabes muy bien qué registro utilizar, elige algo más formal. Es mejor no pasarse por el lado de la informalidad y quedar poco profesional.
Sé coherente
Demuestra que sabes lo que significa la expresión que estás usando. No hagas plantillas para enviar a receptores diferentes, puede causar una impresión terrible. Si no va a haber ninguna reunión en un futuro próximo, no digas «I look forward to our meeting», y procura utilizar expresiones de gratitud solo cuando de verdad quieras expresar agradecimiento. Si estás utilizando un correo anterior como base, revísalo y asegúrate de cambiar lo necesario.
¿Cómo acabas tú tus correos formales? ¿Qué frases sueles utilizar?
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