Escribe una carta formal en inglés que convenza a tu cliente

En este blog hemos dado ya muchos consejos respecto a como escribir cartas y e-mails. Hoy vamos a recordar los más importantes y los orientaremos a la persuasión del cliente. Pero tened en cuenta que estos consejos os servirán para persuadir en general, ya sea a un cliente, un posible empleador o a quien tiene que conceder una beca. ¡Prestad atención!

Con la proliferación de los e-mails profesionales muchas personas se han olvidado de como escribir cartas, por eso, probablemente las pocas que se escriben son las más importantes. Para que cumplan su cometido, las cartas formales deben cumplir los siguientes requisitos:

• They need to be in the correct format

• They must be short and to the point

• Essential: free of any grammatical or spelling mistakes

• You must always write politely, even if you want to complain

• The information must be well structured and presented

Ahora que conocéis los requisitos, veámoslos en detalle.

Correct format

La cartas formales tienen una estructura muy determinada que nos ayuda a causar una gran impresión en el lector, pero si se hace mal, dará una impresión malísima y además el cliente pensará que no nos importa lo suficiente. Os recordamos la estructura:

• Dirección propia (sin vuestro nombre) arriba a la derecha.

• Nombre, puesto/título y dirección de la persona a la que está dirigida la carta, debajo de lo anterior, pero a la izquierda.

• Siguiente línea, fecha, normalmente a la derecha.

• El saludo en la siguiente línea, aquí podéis ver cual corresponde en cada caso.

• A continuación viene el grueso de la carta. Divididlo en párrafos cortos, para no cansar.

• Normalmente, la carta acaba con alguna frase como I look forward to hearing from you.

• Después de esto, toca la despedida. En este post encontrarás algunos consejos muy útiles.

• Finalmente, vuestro nombre con la firma debajo.

Concise and relevant

El inglés es un idioma en el que la concisión es muy valorada, no uséis palabras largas ni florituras. Debéis mantener la carta centrada en el objetivo y no desviaros. No es recomendable hablar de varios asuntos en una misma carta. Id directo al grano y no incluyáis información innecesaria.

Have your grammar and spelling checked

Una falta de ortografía tirará por los suelos todo vuestro esfuerzo, no lo consintáis. Revisad con precisión la carta al menos 2 veces antes de enviarla.

• El editor de textos incluye un corrector, dejad que os ayude; También hay add-ons para tu browser que revisan más a fondo.

• Usad también buenos diccionarios y revisad el spelling y las concordancias gramaticales.

• Finalmente, aseguraos de que no ha quedado ninguna oración a medias y de que la puntuación es correcta.

• Además, siempre es recomendable que alguien más la revise también, preferiblemente, un nativo.

Use the right tone and language

Recordad que se trata de una carta formal y el lenguaje debe ser consecuente con esto. Usad un registro formal, aunque tampoco hay que pasarse y sed muy muy educados. Una forma de hacerlo es con el uso de los verbos modales.

• Por ejemplo, please, answer this letter as soon as possible podría sustituirse por el más formal I would be grateful if you could answer as soon as possible.

Great appearance

¡Que vuestra carta tenga un aspecto impecable! Usad un buen papel y fijaos en que todo el texto está en su sitio, todo donde debe estar. And don’t forget to sign it!