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Adiós a las plantillas: consejos para mejorar tus emails en inglés
Al escribir emails en inglés, quizá temes cometer errores, escribiendo frases sin sentido, traducciones literales o formulaciones mal hechas. Si tu profesión requiere además el envío frecuente de mails en inglés (sobretodo si son comerciales o promocionales) seguro que tendrás a mano plantillas (templates) o canned mails y recurrirás a ellas con frecuencia. Sin embargo, en un mundo lleno de correos electrónicos con formatos previos, a veces es muy difícil lograr llamar la atención de nuestro interlocutor: recuerda que si tus correos electrónicos son personales y tienen una forma más cuidada, tendrás más posibilidades de que la persona que los reciba actúe en consecuencia.
En realidad, la única plantilla que deberíamos tener en respecto a los correos electrónicos es la respuesta automática de fuera de la oficina. Después de ahí, es mejor construir cada uno de tus mensajes a medida, acercándote así a la posibilidad de que la persona que está del otro lado responda con lo que estás solicitando.
La traducción literal suele ser la base de la mayoría de errores, ya que provoca frases largas y de estructura poco clara. Así que usa más bien cortas y cuya estructura tengas clara, apoyándote en conectores lógicos.
El asunto – subject
Como muchos de los correos electrónicos spam que circulan en el mundo están escritos en inglés, un asunto como “Important” o “Information for your business” puede garantizar que tu correo se vaya directamente a la bandeja de spam. Asegúrate de incluir una referencia clara a tu tema, ya sea una oferta de trabajo a la que estás mandando un CV (“Regarding the open position as a Project Manager”) o una referencia a un tema del que estás hablando (“Follow-up on the Product Launch”). Un truco es escribir el asunto tras haber redactado todo el cuerpo del mensaje y preguntarte ¿el asunto presenta el contenido del email claramente?.
El saludo
Se admiten diferentes expresiones y saludos, así la entrada depende de qué tanto conozcas a tu interlocutor. A veces está bien ser informal, (de hecho las comunicaciones profesionales se hacen en un registro menos formal que en español), pero si es una persona que no conoces de nada utiliza la fórmula “Dear Mr./Ms. ….”.
El cuerpo
Recuerda que los correos electrónicos para que sean efectivos necesitan ser cortos y claros. Como regla general, plantearte que tu correo tendrá tres partes: una línea de apertura, la discusión y el cierre y llamado a la acción.
En tu primera línea, la de apertura, debes presentarte, hablar del tema que te concierne (o si habías tenido correspondencia previa con esas personas) y explicar para qué escribes.
Ejemplos:
- In reply to your email,
- Referencing the inquiry you made through our webpage
- My name is …. and I got your contact from ….
- I am writing to ask you about…
En el cuerpo central del correo hablarás del tema específico que tengas con la persona. Como ya presentaste el tema, puedes explicar cuáles son los pasos a seguir o las novedades en el asunto. Para cerrar, recuerda utilizar una cierta formalidad y, si es posible, un llamado a la acción. No se trata de escribir una novela, pero sí de reiterar las ideas claves: volver a invitar a un evento, ofrecer tu ayuda o participación, abrir el camino para más comunicación o repetir una disculpa, por ejemplo:
- If you need further information, please contact me.
- I’m looking forward to see you at our event.
- Please advise as you consider necessary.
- I apologize again for the inconveniences.
- I would appreciate your swift response.
La firma
La firma, como la presentación: lo más formal posible y sin demasiados adornos. Best regards, regards o best funcionan correctamente. Si tienes una relación más cercana con tu interlocutor puedes por ejemplo preguntarle cómo está – siempre sin dejar de lado que si tu correo es breve y conciso tendrá más posibilidades de que lo respondan rápidamente.
