Conoce los tipos de cartas en inglés para el mundo laboral

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Saber escribir cartas en inglés es una habilidad muy valorada en el mundo laboral y, sin embargo, mucha gente no sabe cómo hacerlo adecuadamente. Hay quien piensa que hoy día solo se escribe por correo electrónico, pero nada más lejos de la realidad. Las cartas son más formales y oficiales que otras formas de comunicación, por eso se toman más en serio y por eso se usan para enviar información importante.





Guía descargable: Aprende a afrontar un proceso de selección en inglés




Existen cuatro tipos básicos de cartas de negocios: las consultas, las peticiones especiales, las cartas comerciales y las de relaciones con el cliente.

Inquiry letters – cartas de consulta

Una inquiry, se escribe para preguntar por un producto o servicio a una empresa. Suelen escribirlas los clientes, pero también las empresas a otras empresas, para solicitar información sobre productos como materias primas, maquinaria, recambios… o servicios como el transporte de mercancías, marketing, reparaciones y muchos otros. En estas cartas es muy importante dejar claro qué información queremos recibir, por qué la quieres y para cuando la necesitas. Este tipo de mensajes se suelen enviar hoy día por e-mail, aquí podéis aprender cómo redactarlos de manera profesional.

Special requests – peticiones especiales

Este tipo de cartas se envían para hacer una solicitud de información que se sale de las consultas habituales. Hay que tener en cuenta que nuestro interlocutor no está obligado a respondernos, por lo que, antes de escribirlas, hay que dejar muy claro quienes somo y por qué estamos haciendo esta petición, describir con detalle qué es lo que solicitamos y para cuando necesitamos una respuesta. Si creéis que es necesario, indicad que la información se mantendrá en la confidencialidad y siempre da las gracias por adelantado.

  • I thank you in advance for your help

  • I would like to thank you beforehand for…

Sales letters – cartas comerciales

Las cartas comerciales se escriben para convencer al lector de que compre nuestro producto o servicio. Saber vender es una una de las habilidades más importantes de cualquier empleado y saber hacerlo en inglés… eso ya no tiene precio. Así que apuntaos estos consejos:

  • Identify your audience – identifica a tu público

  • Appeal to reader’s emotions, pocketbook or comfort – apela a las emociones, el bolsillo o comodidad del lector

  • Don’t boast – no presumas

  • Aprende más sobre cómo persuadir a tu cliente

Customer relations letter – cartas de relación con el cliente

Este tipo de cartas están destinadas a mantener una buena relación con nuestros clientes y proveedores, ya sea dando buenas o malas noticias, aceptando o declinando propuestas. La regla general es que si estáis aceptando la propuesta seáis directos y lo pongáis al principio, dando los detalles después y al contrario si se trata del rechazo de la propuesta, entonces es mejor ser indirectos.

Follow-up letters cartas de seguimiento

Son cartas para agradecer al cliente por su compra y animarle a volver a comprar nuestro producto o servicio. Se comienzan con un agradecimiento y se sigue con la oferta comercial, pero sin abusar.

Complaint letters – cartas de reclamación

Estas cartas requieren más delicadeza. Si se hacen con el tono adecuado, aumentaremos las posibilidades de conseguir lo que queremos. En este post podéis aprender cómo redactarlas.

Adjustment letters – cartas de enmienda

Estas cartas se usan para responder a las anteriores. Se trata de dar una solución al conflicto que se ha generado. Como en las follow-up letters, si vais a aceptar la reclamación y dar una compensación deberéis dar las buenas noticias al principio y si no, al final de la explicación. En cualquier caso se debe explicar al cliente por qué ha sufrido el problema. Siempre hay que dirigirse al interlocutor en términos amistosos, sin enfadarse ni usar malos modos.

Esperamos que estos consejos os ayuden a comunicarnos en inglés en vuestro día a día laboral, go for it!

 

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