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Cómo escribir un email de reclamación en inglés
Las reclamaciones son una parte importante de nuestro trabajo. Hoy por hoy son muchas las transacciones que realizamos on-line y por tanto estas reclamaciones deben hacerse ví a e-mail. Ya os hemos enseñado a hacer compras en inglés, ahora, os guiaremos para que hagáis reclamaciones eficientes.
Si aún no has leído nuestro post sobre correos electrónicos profesionales te recomendamos hacerlo,pues te ayudará a entender la estructura básica de los e-mails en inglés. Siguiendo esa estructura (introduction, details, response or action, close), debemos hacer llegar toda la información a nuestro interlocutor.
Introduction
En el primer párrafo debemos atraer la atención del lector con una frase directa, sin rodeos. Céntrate en el suceso concreto y no ataques a la empresa aunque estés enfadado y frustrado, es importante no perder las formas.
- I am writing to complain about merchandise I have received, as it is not what I had ordered.
- I wish to express my dissatisfaction with my stay at your hotel.
- I am writing to you to inform you that the goods we ordered (Ref: 479146) have arrived in bad condition.
Details
Seguidamente, explica resumidamente qué es lo que ha provocado tu queja. Procura que no falten detalles tales como costes adicionales u otros perjuicios que te haya causado el error de la empresa. Esto dará fuerza a tu reclamación. Indica también las fechas y referencias exactas y organiza la información de manera lógica. Fíjate en este ejemplo
- On the 12th of November I received the parcel (Ref 343077). The package containing the goods appeared to be in perfect condition and I signed and accepted it without question. It was on unpacking the the books that I discovered that they were all damaged. Apparently, they were strapped too tight and the plastic band has scratched the spines. In order to serve my customers, some of whom had paid in advance, I have made a new, urgent order to your company.
Response
En este apartado es en el que debes proponer una solución que sea válida para tí o una compensación, si es necesario. Recuerda, no se trata de sacar provecho de la situación, sino de resolverla lo mejor posible. Explica qué es lo que esperas de la empresa y en qué plazo esperas que actúen. Aquí tienes unas sugerencias:
- I am enclosing the delivery note and I would be grateful if you could replace the damaged goods.
- I would appreciate it if you could replace the faulty part within the next 14 days.
- Please let me know as soon as possible what action you propose to take.
- I look forward to hearing from you before next week.
Intenta mostrar optimismo sobre la resolución de la reclamación y aporta soluciones factibles, esto ayudará a que se resuelva todo felizmente.
Close
Esta es la despedida, que no es diferente de la de otros tipos de e-mail. Si quieres repasar las despedidas en inglés, echa un vistazo aquí.
Lo ideal es no tener que hacer muchas reclamaciones, pero cuando tengas que hacerlas, ¡no pierdas los nervios!
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