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Cómo escribir un correo electrónico profesional en inglés
Escribir un correo electrónico profesional en inglés puede parecer intimidante, especialmente si no es tu lengua materna.
Pero no te preocupes, estás en el lugar correcto para aprender. Con las frases adecuadas y una estructura clara puedes transmitir tu mensaje de manera efectiva, profesional y con confianza.
Hoy te guiaremos a través de los elementos claves para escribir un e-mail en inglés que impresionará a tus destinatarios, desde el saludo inicial hasta la despedida final.
1. La importancia de un buen saludo: la primera impresión cuenta
El saludo en un correo electrónico en inglés es más importante de lo que parece. Es tu primera oportunidad para establecer el tono adecuado y crear una buena impresión.
En inglés, los saludos varían según el nivel de formalidad y tu relación con el destinatario.
Cómo saludar en un email en inglés es fácil. Si te diriges a alguien por primera vez o tienes una relación estrictamente profesional, opta por un saludo formal como Dear Mr. Smith (“Estimado Sr. Smith”) o Dear Ms. Johnson (“Estimada Sra. Johnson”). Este tipo de saludo es ideal para situaciones en las que deseas mostrar respeto y seriedad.
Por otro lado, si ya tienes una relación más cercana con el destinatario o si el entorno es menos formal, puedes utilizar un saludo para un email informal en inglés como Hi John (“Hola, John”) o Hello Sarah (“Hola, Sarah”). Estos saludos son más amigables y accesibles, sin perder el tono profesional.
Y claro, si no conoces el nombre de la persona a quien te diriges, Dear Sir/Madam (“Estimado/a Señor/a”) es un recurso seguro que denota formalidad y cortesía.
Por otra parte, es importante que demuestres interés por la persona a quien te diriges, por lo que te recomendamos las siguientes frases:
- I hope this email find you well (“Espero que te encuentres bien”)
- It’s a pleasure connecting with you again… (“Es un placer conectar contigo de nuevo”)
- I hope you are doing well… (“Espero que estés bien”)
- I hope you are having a productive week (“Espero que estés teniendo una semana productiva”)
Esto muestra no sólo interés, sino que te ayudará a conectar con la persona de una manera polite (educada).
2. La introducción: establece el propósito de tu mensaje
Después del saludo es importante que la introducción de tu correo electrónico formal en inglés deje claro el propósito del mensaje desde el primer momento. Una frase sencilla como I am writing to inform you (“Le escribo para informarle”) es una excelente manera de comenzar.
Por ejemplo, si estás respondiendo a una consulta, puedes escribir: Thank you for your inquiry regarding our services (“Gracias por su consulta sobre nuestros servicios”). Esta frase muestra gratitud y deja claro que estás respondiendo directamente a una pregunta previa.
Si, por el contrario, eres tú quien está iniciando el contacto, una frase como I am reaching out to discuss (“Me pongo en contacto para discutir”) servirá para introducir el resto del cuerpo del correo. Es una fórmula directa y va al grano, lo que siempre se agradece en el mundo laboral.
3. El cuerpo del correo: claridad y concisión son clave
El cuerpo del correo es donde desarrollamos el tema principal. Para escribir un email formal en inglés es crucial que en este apartado te mantengas claro y conciso.
Recuerda que en un entorno profesional, less is more (menos es más). Evita párrafos largos y confusos; en su lugar, divide la información en secciones fáciles de leer.
Supongamos que estás enviando una propuesta en inglés. Podrías estructurarlo de la siguiente manera:
Primero, presenta la idea principal: We would like to propose a new strategy for (“Nos gustaría proponer una nueva estrategia para”).
Segundo, proporciona detalles clave: This strategy includes (“Esta estrategia incluye”).
Tercero, cierra con una llamada a la acción: Please let us know your thoughts on this proposal by (“Por favor, háganos saber su opinión sobre esta propuesta antes del”).
Por otro lado, si estás solicitando información o asistencia por email en inglés, es útil ser específico: Could you please provide (“¿Podría proporcionar?”) o I would appreciate it if you could (“Agradecería si pudiera”) son frases que demuestran cortesía y, al mismo tiempo, son claras sobre lo que necesitas.
Recuerda siempre revisar la ortografía y gramática. Pequeños errores pueden dar una impresión descuidada. Usa herramientas como Grammarly o el corrector de tu procesador de textos para asegurarte de que todo esté perfecto.
4. El cierre: cómo dejar una buena impresión final
El cierre de tu email en inglés es tan importante como el saludo. Aquí es donde refuerzas la acción deseada y te despides de manera cordial.
Por ejemplo, si quieres saber cómo escribir el cierre de un correo electrónico formal en inglés, una frase común y efectiva es I look forward to hearing from you (“Quedo a la espera de su respuesta”), que muestra tu interés en recibir una respuesta.
Otra opción, si estás agradeciendo algo, es escribir: Thank you for your time and consideration (“Gracias por su tiempo y consideración”). Esta frase es muy útil cuando has solicitado algo y quieres mostrar tu gratitud de antemano.
Para la despedida final de un email formal en inglés, debes elegir un cierre adecuado según el tono del correo. Best regards (“Saludos cordiales”) es una de las opciones más comunes y seguras, adecuada para la mayoría de las situaciones profesionales. Si prefieres algo más formal, Sincerely (“Atentamente”) es perfecto. Y si el correo es menos formal, Kind regards (“Saludos”) es otra opción válida y profesional.
Finalmente, no olvides incluir tu firma, con tu nombre completo y, si corresponde, tu posición en la empresa. Esto no solo facilita que te identifiquen, también añade un toque de profesionalismo al correo.
5. Algunos consejos adicionales: detalles que marcan la diferencia
Un aspecto que a veces se pasa por alto es escribir el asunto del correo electrónico en inglés. Este debe ser breve y descriptivo, permitiendo al destinatario saber de qué trata el correo antes de abrirlo. Por ejemplo, Meeting Request: March 15th (“Solicitud de reunión: 15 de marzo”) es claro y directo.
Otra recomendación es personalizar el correo cuando sea posible. Si sabes algo sobre el destinatario, menciónalo brevemente para establecer una conexión. Por ejemplo: I hope you had a great weekend (“Espero que haya tenido un excelente fin de semana”). Estos pequeños toques personales pueden hacer que tu correo destaque, entre otros.
Y no menos importante, antes de darle a “enviar” asegúrate de haber adjuntado todos los archivos mencionados. ¡Cuántas veces hemos dicho Please find attached (“Adjunto encontrará”) solo para olvidarnos de incluir el archivo! Evita este error revisando dos veces antes de enviar.
¡Listo para impresionar!
Ahora que tienes las claves para escribir un correo electrónico profesional en inglés, estás preparado para comunicarte con eficacia en el entorno laboral internacional.
Recuerda, la práctica hace al maestro, así que no dudes en aplicar estos consejos cada vez que tengas que escribir un correo en inglés.
Ya sabes: practice, practice and practice!
¡Y quién sabe! Puede que pronto te conviertas en el go-to person (persona de referencia) de tu oficina para todo lo relacionado con la comunicación en inglés. ¿Te animas a intentarlo? Let’s do it!
