Se dice que no hay una segunda oporunidad para causar una buena primera impresión, y por eso es tan importante la forma en la que saludamos y nos presentamos, tanto de un modo presencial como en las comunicaciones digitales. Al ser la primera línea que se lee, un saludo demasiado formal o, al contrario, demasiado cercano, puede cambiar el tono de todo el email y dificultar que consigamos nuestro objetivo comunicativo.

En general, hay dos tipos de situaciones que requieren diferentes saludos: Cuando conocemos el nombre de la persona a la que escribimos y cuando no. El primer caso suele darse en situaciones más informales, o cuando ha habido una serie de comunicaciones previas, mientras que el segundo se da en comunicaciones institucionales.

 

Cuando conocemos el nombre

Este es el mejor de los casos, porque sabemos exactamente a quién escribimos, y por tanto la relación con esa persona. De este modo, seleccionaremos un saludo que se ajuste a la situación.

En orden de informalidad, disponemos de las siguientes opciones:

 
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·       Lo más cercano es empezar con un saludo, del estilo «Hi Karen», igual que haríamos si nos cruzáramos en persona. Se lee rápido y da sensación de cercanía.

·       Si además del nombre, sabemos la hora aproximada en la que la persona va a leer nuestro email, podemos empezar con algo del estilo «Good morning Tim», o incluso acortarlo a un «Morning Tim»

TRUCO: En comunicaciones repetidas, si no queremos empezar siempre con el mismo saludo, podemos hacer constancia de la continuidad con algo como «Hello again Sara».

·       En comunicaciones informales, a veces podemos «saltarnos» el saludo y empezar con una pregunta de cortesía, como «How are you Alex?», de forma parecida, de nuevo, a lo que haríamos de encontrarnos en persona.

·       Cuando la situación requiera de más formalidad, empezaremos con un «Dear Mario», o incluso utilizando el título y el apellido, como en «Dear Mrs Smith».

 

Cuando no conocemos el nombre

Éste es el caso más distante y formal, y debemos actuar en función de la información que tengamos:

·       Si no sabemos nada de la persona que leerá nuestro email, empezaremos con un «To whom it may concern» (Literalmente «A la persona a la que corresponda») o un «Dear Sir/Madam» (Estimado Señor o Señora»).

TRUCO: tras la primera respuesta, podemos mirar la firma del email y utilizar alguno de los saludos de la sección anterior con el nombre correspondiente.

·       Pero hay veces que, sin saber qué persona concreta va a leernos, sí que tenemos cierta información que podemos usar a nuestro favor. Por ejemplo, si escribiéramos un email al departamento de recursos humanos de una compañía, podríamos empezar con «Dear Head of Human Resources», o si escribiéramos para pedir asistencia podríamos abrir con «Dear Costumer Care agent». En la práctica, lo que estamos haciendo es utilizar el título de la persona como sustituto del nombre, para crear un clima más personal desde la primera comunicación.

 

Con todo esto, ya puedes escribir ese email que tanto miedo te daba, sabiendo que empezarás con el mejor pie posible.

 

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