Claves para escribir correos electrónicos profesionales en inglés

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Los e-mails efectivos se caracterizan por crear una conexión auténtica con el destinatario. En la comunicación cara a cara contamos con el lenguaje corporal y el tono para añadir información al lenguaje (¡de hecho aportan más información que las palabras!). En los correos no contamos con estas herramientas, por lo que deberemos medir muy bien nuestras palabras para comunicar lo que queremos.

Cuando escribimos en inglés, tenemos el problema añadido de que no es nuestra lengua materna, por eso, debemos tener especial cuidado. Para empezar, deberás tener en cuenta los siguientes consejos:

  • No te excedas con las mayúsculas (¡PARECERÁ QUE ESTÁS GRITANDO!)
  • No utilices abreviaturas (I’m > I am)
  • Escribe claro y conciso siguiendo la estructura habitual
  • Usa un asunto específico y claro

Pero aparte de estos consejos, existen unas normas no escritas para escribir e-mails comerciales en inglés. A continuación encontrarás las claves para causar una gran impresión.

1.    La estructura

Los e-mails formales en inglés siguen una estructura muy similar a la de las cartas, aunque en este caso no será necesario incluir el remitente ni receptor. La estructura habitual es la siguiente:

INTRODUCTION

(Background and basics)

¿Por qué estás escribiendo? incluye aquí las referencias a contactos anteriores por email, teléfono, documentos, etc

DETAILS (facts and figures)

Aporta información o instrucciones. Pide información, aporta detalles importantes. Separa la información en párrafos.

RESPONSE OR ACTION (conclusion)

Acciones a realizar por el receptor o acciones que tú vas a realizar. Incluir plazos aquí si son necesarios

CLOSE (a simple closing line)

Despedida. A veces una sola línea es suficiente

2.    Saludos y despedidas

Los saludos y despedidas en inglés cambian dependiendo del grado de familiaridad con el receptor del mensaje. Es importante que sean coherentes y que si empezas con un saludo formal, no acabes despidiéndote como si escribieras a un amigo. Aquí tienes los saludos y despedidas emparejados y ordenados en función del grado de formalidad.

Saludo

Despedida

Grado de confianza

Dear Sir or Madam

Yours faithfully

Robert Brown

Muy formal, se usan cuando no conocemos al interlocutor ni sabemos su nombre

Dear Ms. McDonald

Yours sincerely

Robert Fleming

Formal, se usa cuando no tenemos confianza con el interlocutor, aunque ya sabemos, al menos, su nombre

Dear Helen

Best/Kind regards

Robert

Informal, aunque adecuado en emails comerciales en los que se tiene cierta confianza

Dear Philip

Love

Bob

Informal, implica un alto grado de confianza

Darling Jenny

Lots of love xxx

Bob

Aún más informal, para una persona muy cercana

3.    Expresiones estándar

Las expresiones estándar en inglés te harán la vida más fácil ¿Por qué? porque te ayudarán a crear un mensaje que cause una gran impresión y que sea fácilmente entendible. En el inglés comercial se valora enormemente la sencillez y las expresiones estándar contribuyen a conseguirla. A continuación encontrarás algunas expresiones que te serán de gran utilidad para tus correos electrónicos.

Hacer referencia a un e-mail, llamada o contacto previos

With reference to our phone conversation…/ Thank you for your enquiry of… / I was glad to learn from your e-mail of… / Further to your e-mail

Dar malas/buenas noticias

I have pleasure in…/ I regret to inform you that… / Unfortunately… / I’m really pleased to inform you…

Hacer una petición

Would you please…/ Please,… / We would appreciate it if you could send us more detailed information about… / I would be grateful if you could…

Hacer referencia a un futuro contacto

If you require any further information, please do not hesitate to contact us / Please let me know if I can provide any further help./ If you wish to discuss this, please contact me on… / I look forward to hearing from you soon


La clave para escribir e-mails profesionales en inglés es ceñirse a las costumbres establecidas a la hora de escribirlos. Siguiendo estas reglas, tus correos electrónicos en inglés ganarán en profesionalidad y ¡te resultará mucho más fácil escribirlos!





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